Até 31 de dezembro de 2026, as faturas em PDF, sem assinatura digital qualificada, vão continuar a ser consideradas como faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
A partir de janeiro de 2027, a assinatura digital será obrigatória em todas as faturas. Saiba como preparar a sua empresa.
O que é a assinatura digital qualificada?
A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica, de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019. Esta assinatura é colocada na fatura e identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento,
Como a assinatura digital só pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito, fica garantida a autenticidade da assinatura, bem como a integridade dos dados contidos no documento.
A existência da assinatura digital assegura que a fatura final não foi modificada após a sua emissão, o que garante a validade jurídica do documento e reforça a segurança. A identificação é exclusiva e intransmissível, gerada a computador e altamente encriptada.
O procedimento é relativamente simples. Através de um certificado digital qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, é depois usada nas faturas, garantindo a sua legalidade e a integridade dos dados fornecidos.
Assinatura eletrónica ou assinatura digital?
Não existe, na prática, qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “assinatura eletrónica qualificada”. Contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mais utilizado o termo “assinatura digital qualificada”.
Para além da assinatura digital, também é possível obter um selo eletrónico. Ambos funcionam como assinatura certificada. A assinatura digital autentica informação referente a uma pessoa, enquanto o selo eletrónico legitima informação relativa à empresa. Ambos os mecanismos cumprem o mesmo objetivo: a autenticação.
Quem está obrigado a incluir assinatura digital nas faturas?
As empresas ou entidades que emitam faturas eletrónicas e documentos fiscalmente relevantes são obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada. Assim, esta obrigação aplica-se a:
- Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, como alternativa à faturação em papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI - Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI);
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2.
Que documentos devem ter assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura eletrónica qualificada deve ser colocada em todos os documentos fiscalmente relevantes em formato PDF ou XML enviados por via eletrónica. Isto aplica-se não só às faturas, mas também a recibos, notas de crédito e documentos de transporte.
Como ter uma assinatura digital certificada nas suas faturas?
Existem algumas entidades certificadas pelo Gabinete de Segurança para a emissão de certificados digitais qualificados a que pode recorrer. AMA (Agência para a Modernização Administrativa), ECCE - Entidade Certificadora Comum do Estado
Digitalsign, Multicert são alguns exemplos.
Na prática, como empresa que emite faturas, vai poder continuar a usufruir dos programas de faturação certificados como o Cegid Vendus. Este software está preparado para suportar a assinatura digital qualificada através da integração com a AMA (Agência para a Modernização Administrativa) e a Digitalsign. Estes são os passos para assinar faturas eletrónicas de forma legal:
- Confirme se o software de faturação que utiliza suporta a assinatura eletrónica de faturas através do SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas);
- Adira ao Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP). Conheça detalhadamente o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP).
- Associe o certificado de assinatura de faturas eletrónicas ao software de faturação que utiliza;
- Emita e assine faturas eletrónicas no software de faturação.
O que é uma fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento fiscal, emitido por um software certificado como o Cegid Vendus, transmitido em formato digital e enviado diretamente para o cliente. Com o novo adiamento do prazo para a utilização obrigatória de fatura eletrónica, por enquanto uma fatura em PDF cumpre as regras previstas na legislação fiscal.
Legalmente, uma fatura eletrónica deve assegurar a legibilidade, integridade dos dados e autenticidade de origem. Estes requisitos são cumpridos através da existência de assinatura digital qualificada, selo eletrónico qualificado e da utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados que siga o acordo do EDI. Saiba quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas e as principais vantagens deste tipo de documento.
Quais os benefícios de enviar faturas por via eletrónica?
O envio de faturas por e-mail ou outra via eletrónica tem diversas vantagens em relação às faturas em papel, mesmo para pequenos negócios que ainda não utilizam regularmente a comunicação digital.
Da poupança ao aumento da produtividade, passando pela maior eficiência administrativa – através da automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos – são vários os benefícios de ter uma fatura eletrónica e com assinatura qualificada:
- Agilização da relação com o cliente;
- Maior rigor dos dados;
- Poupança de espaço físico;
- Segurança e confidencialidade da informação;
- Acesso facilitado à documentação;
- Adoção de práticas mais sustentáveis.
Ainda tem algum tempo para se preparar para a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada nas suas faturas. Mas quanto mais cedo aderir a este sistema, mais rapidamente vai usufruir de todos os benefícios de um documento digital totalmente seguro e com validade legal e fiscal.
Com o seu software Cegid Vendus é mais simples incluir a assinatura digital nas faturas dos seus clientes. Experimente grátis e comece já hoje a preparar a sua empresa para 2027.