Gerir um pequeno negócio é um desafio constante. Entre encontrar novos clientes e garantir um serviço de excelência, a última coisa com que quer lidar são faturas em atraso. No entanto, os pagamentos tardios são uma realidade que afeta diretamente a tesouraria e a liquidez das empresas, colocando em risco a sua capacidade de pagar a fornecedores, colaboradores e de investir no crescimento.
Felizmente, existem estratégias eficazes para cobrar estas dívidas sem prejudicar a relação com os seus clientes. Neste artigo, vamos mostrar-lhe como gerir a cobrança de faturas em atraso de forma profissional, mantendo as contas equilibradas e garantindo a saúde financeira do seu negócio.
Quando é que uma fatura ou pagamento está em atraso?
Por lei, considera-se que existe um atraso de pagamento quando o credor cumpriu as suas obrigações e não recebeu o pagamento no prazo contratual ou legal. Excetuam-se as situações em que o atraso não pode ser imputado ao devedor.
Existindo um atraso de pagamento, o credor passa a poder exigir juros de mora a partir do dia seguinte ao fim do prazo. Este prazo pode ser definido no contrato. Se não existir qualquer referência nesse sentido, são devidos juros de mora nestas datas:
- 30 dias após o devedor receber fatura;
- se a data da fatura for incerta, 30 dias após a entrega dos bens ou da prestação dos serviços;
- se o devedor receber a fatura antes do fornecimento dos bens ou da prestação dos serviços: 30 dias após a data de receção;
- 30 dias após a data de aceitação ou verificação, se estiver previsto um processo de verificação de conformidade dos bens ou serviços.
De acordo com a lei, o prazo de pagamento não pode exceder 60 dias, exceto se o contrato entre as partes disser o contrário.
Qual o impacto das faturas atrasadas num pequeno negócio?
As faturas por pagar são uma realidade bem conhecida para as empresas portuguesas. De acordo com um estudo da Crédito y Caución e Iberinform, que abrangeu cerca de 300 negócios de várias dimensões e setores, em 2025, cerca de 25% das empresas reporta atrasos nos pagamentos dos seus clientes (mais 2% do que no ano anterior).
Um outro estudo, realizado pela Informa D&B, conclui que também as empresas, por sua vez, se atrasam a pagar. Os dados desta pesquisa mostram que apenas 20% das empresas em Portugal cumprem os prazos de pagamento acordados com os seus fornecedores. Este incumprimento é transversal a todos os setores e regiões, mas mais significativo nas grandes empresas: apenas 4% são pontuais a pagar faturas.
"Os atrasos nos pagamentos, além de degradarem esta confiança, induzem impactos negativos nas empresas credoras, condicionando a sua capacidade na obtenção de empréstimos e na realização de investimentos com vista ao seu crescimento; geram também um círculo vicioso que atinge empresas que pertencem à mesma cadeia de clientes e fornecedores, afetando sobretudo empresas mais vulneráveis, como as PME", afirmou diretora geral da Informa D&B, Teresa Cardoso de Menezes, no comunicado de divulgação do estudo.
Ou seja, se as empresas não recebem a tempo podem vir a enfrentar problemas como:
- Diminuição dos fluxos de caixa (diferença entre o capital que entra na empresa e o que sai);
- Adiamento de investimentos;
- Dificuldade em cumprir compromissos com fornecedores ou colaboradores;
- Necessidade de recorrer a financiamento externo para cumprir com a gestão diária do negócio;
- Redução do fundo de maneio.
Nos pequenos negócios, o impacto das faturas pendentes na saúde financeira da empresa é ainda maior, porque a margem de manobra é mais reduzida. Ou seja, dependem mais dos pagamentos dos clientes para conseguirem pagar as suas próprias contas.
No limite, estes pagamentos em atraso podem mesmo pôr em causa a continuidade do negócio.
Estratégias para uma cobrança de faturas em atraso eficaz
Uma cobrança eficaz e profissional vai permitir recuperar os valores em dívida sem pôr em causa a relação com o cliente.
Mas também é essencial fazer uma boa gestão de faturas, de forma a evitar pagamentos em atraso e detetar, o mais cedo possível, situações de incumprimento. Veja algumas dicas práticas para ser mais eficiente a gerir a faturação e a cobrar uma fatura não paga.
Ter mensagens claras
As faturas enviadas aos clientes devem ser claras quanto às formas e prazos de pagamento, bem como no que respeita às consequências de eventuais atrasos. Explicar claramente a política de pagamentos evita esquecimentos e incumprimentos.
Caso tenha de cobrar uma fatura vencida, mantenha essa transparência e objetividade. Comunique ao cliente, de uma forma educada, mas objetiva, a data de vencimento original, o valor total em dívida e quais serão as consequências caso o atraso se prolongue.
Oferecer soluções para o pagamento
A cobrança de dívidas pode ser mais fácil se apresentar uma solução para que o cliente possa pagar de forma faseada.
Como muitos atrasos têm origem em dificuldades de tesouraria, é possível que o destinatário consiga pagar em prestações ou se sinta mais confortável se tiver um prazo mais alargado para saldar a dívida. Se for este o caso, apresente um plano de pagamentos.
Facilitar o processo de pagamento, oferecendo diferentes métodos (como débito direto, referência multibanco ou MB Way) também pode fazer com que receba mais rapidamente o valor em dívida.
Fazer um bom acompanhamento das faturas
Acompanhar a faturação, desde a emissão até ao pagamento permite detetar, atempadamente, eventuais falhas ou atrasos.
Certifique-se de que o destinatário recebeu a fatura e recorra a um sistema que faça a atualização automática do estado das faturas. Assim, consegue perceber quais as que já foram pagas e as que ainda estão pendentes.
Em programas de faturação como o Cegid Vendus a gestão de dívidas de clientes é feita automaticamente após a emissão de faturas com prazo de pagamento. Só tem de aceder à conta corrente de cada cliente para consultar valores em dívida e saldos a favor.
Avaliar os hábitos de pagamento do cliente
Por vezes, uma fatura por pagar é apenas consequência de um esquecimento, de uma carta extraviada ou de um e-mail apagado inadvertidamente. Por isso, é importante perceber o histórico da empresa em causa.
Os lembretes, quando se aproxima a data de vencimento, são uma forma de controlar eventuais atrasos e perceber se estes são ou não um padrão. A análise do histórico também ajuda a agir de forma mais adequada. Por exemplo, se já houve vários atrasos, antecipe a data de cobrança ao emitir as faturas para esse cliente.
Comunicar de forma proativa e eficiente
Com um bom acompanhamento, utilizando o seu software de faturação, torna-se mais simples antecipar potenciais situações de incumprimento e evitar que os prazos de pagamento sejam ultrapassados. Uma estratégia eficaz é enviar lembretes antes da data de vencimento da fatura.
A comunicação com o cliente deve ser empática, demonstrando compreensão e propondo soluções. Abordagens mais agressivas podem ter um efeito contrário ao pretendido, levando à perda do cliente e tornando ainda mais difícil a recuperação do valor em dívida.
Também é importante escolher a forma de comunicação mais adequada à situação e ao cliente:
- Um telefonema permite um contacto mais próximo e pode acelerar a resolução do incumprimento;
- Um e-mail garante o registo formal do contacto e do conteúdo da mensagem, permitindo também que envie documentação, como uma segunda via da fatura.
O registo dos contatos com o cliente e das mensagens enviadas e recebidas é útil para acompanhar o andamento do processo. E, caso tenha de recorrer à via judicial para fazer a cobrança, constitui uma prova de que existiu um atraso no pagamento, de que tentou cobrar a dívida e de que esta foi reconhecida pelo devedor.
4 passos para fazer a cobrança de faturas atrasadas
Há várias formas de cobrar uma fatura em dívida, mas o ideal é que o processo seja conduzido gradualmente. Numa fase inicial, um simples lembrete ou o reenvio da fatura pode ser suficiente para resolver a situação.
Se todas as abordagens falharem, a última etapa será acionar os meios legais para exigir o pagamento das faturas. Este é, contudo, o último recurso, porque vai exigir tempo e recursos financeiros que os pequenos negócios podem não ter.
1. Preparar a cobrança
Confirme todas as informações, para ter a certeza de que está mesmo na altura de proceder à cobrança:
- Verifique se a fatura foi enviada e recebida;
- Confirme se os dados de contacto do cliente estão certos e atualizados;
- Confirme se o pagamento não foi feito sem que se tenha apercebido;
- Analise as últimas comunicações com o cliente.
Caso se confirme que o prazo de vencimento da fatura foi ultrapassado, prepare-se para proceder à cobrança, reunindo todos os documentos e informações necessários e escolhendo a melhor abordagem.
2. Abordagem inicial
No primeiro contacto para cobrar a dívida (por telefone ou por e-mail) opte por uma abordagem amigável, mas profissional:
- Comece por uma saudação e agradecimento por preferir a sua empresa;
- Indique os detalhes do documento em questão (número da fatura e valor) e recorde que a data de vencimento foi ultrapassada, pedindo um ponto da situação quanto ao estado do pagamento;
- Proponha um método de pagamento diferente, um acordo de pagamento faseado ou um prazo mais alargado (por exemplo, concedendo mais 30 dias).
3. Envio de carta
Se a primeira abordagem não foi bem-sucedida ou se após várias tentativas de contacto continua sem uma resposta, será necessário avançar para outro tipo de medidas, assumindo uma atitude mais firme.
Enviar uma carta registada com aviso de receção permite-lhe comprovar que a sua correspondência foi enviada e recebida. É, também, um método mais formal para solicitar o pagamento de faturas, que pode ser suficiente para que o devedor acabe por pagar o valor em dívida.
4. Recurso à via judicial
Se a cobrança por e-mail, telefone e carta registada não resolveu a situação, pode ser necessário tomar medidas mais sérias. Contacte um advogado para que envie uma notificação formal ou recorra a serviços de mediação ou de arbitragem.
Esta abordagem só deve ser usada como último recurso, uma vez que tem custos e pode destruir uma relação comercial. Caso o cliente devedor esteja em dificuldades financeiras ou em insolvência, será difícil conseguir o pagamento das faturas em atraso e de eventuais juros.
Controle as faturas em atraso dos seus clientes com o Cegid Vendus
A gestão das faturas vencidas e não pagas é essencial para a saúde financeira da sua empresa. Mas para quem tem um pequeno negócio, nem sempre há tempo ou recursos para perceber, em tempo útil, se o cliente está a pagar as faturas com regularidade ou se está a falhar pagamentos.
Por isso, é ainda mais importante gerir o processo de faturação de forma simples e rápida. O software de faturação Cegid Vendus faz com que esta gestão seja ainda mais fácil.
Basta aceder, no seu POS ou backoffice, ao menu clientes e consultar a respetiva conta corrente. Terá acesso a dados como:
- dívida vencida (quando o prazo máximo foi ultrapassado);
- valor a vencer (que ainda está dentro do prazo);
- documentos emitidos ao cliente.
A partir daí, pode iniciar os procedimentos para garantir o pagamento do valor em dívida.
Se ainda não utiliza o Cegid Vendus, experimente grátis durante 30 dias e descubra todas as vantagens e funcionalidades deste software de faturação online e POS. Sem qualquer compromisso.
