Os documentos fiscalmente relevantes são os documentos apresentados ao cliente, como as faturas, mas também os que permitam, por exemplo, conferir mercadorias ou prestações de serviços, como os de hotelaria.
A lei estabelece várias regras para este tipo de documentação, desde os elementos que devem conter até à forma como são emitidos, conservados e comunicados às Finanças. Seja qual for o seu tipo de negócio, tem de lidar com documentos com relevância fiscal. Por isso, é importante conhecer as regras.
O que são documentos fiscalmente relevantes?
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019, que define as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e à sua conservação, são documentos fiscalmente relevantes os "documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação", que possam ser apresentados ao cliente. Esta documentação pode servir para a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.
A designação é, por isso, abrangente e inclui uma série de documentos que todas as empresas usam no seu dia a dia.
Quais são os documentos fiscalmente relevantes?
O exemplo mais conhecido de um documento fiscalmente relevante é uma fatura. Mas existem outros que devem ser tratados com a mesma atenção, já que têm de cumprir as regras definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Estes são alguns exemplos que a AT considera como sendo fiscalmente relevantes:
- Fatura: é um documento, em papel ou em formato eletrónico (fatura eletrónica), que é entregue ao cliente no momento da entrega dos bens ou da realização do serviço. Tem de incluir os dados fiscais referentes à operação que foi efetuada.
- Fatura simplificada: tal como a fatura, é entregue quando se vende um artigo ou se presta um serviço. A diferença é que a fatura simplificada só pode ser emitida para transações de menor valor (até 100€ no geral, ou até 1000€ para retalhistas/vendedores ambulantes em vendas ao consumidor final).
- Fatura-recibo: A fatura-recibo é emitida quando o pagamento do bem ou serviço acontece no momento da transação (a "pronto pagamento").
- Documentos de transporte: acompanham os bens em circulação sempre que estes são enviados ou transportados. São documentos de transporte a fatura, guia de remessa, nota de devolução ou documentos equivalentes.
- Nota de crédito: é um documento que serve para anular ou reduzir o valor de uma fatura. A nota de crédito é emitida, por exemplo, quando uma mercadoria é devolvida ou quando se pretende aumentar o desconto ao cliente.
- Nota de débito: é emitida quando é necessário aumentar o valor de uma transação, devido, por exemplo, a erros na fatura ou ajustes de preço.
Créditos de consignação, faturas de consignação, autos de medição e notas de encomenda também são considerados documentos fiscalmente relevantes.
As consultas de mesa são consideradas documentos fiscalmente relevantes?
Se tem um café ou restaurante, é importante saber que as consultas de mesa também são documentos fiscalmente relevantes. A AHRESP - Associação da Hotelaria, Restauração e Similares de Portugal esclarece, numa informação partilhada com os seus associados, que "as consultas de mesa, sendo, à partida, suscetíveis de apresentação aos clientes, deverão ser considerados como documentos fiscalmente relevantes".
O mesmo acontece com os orçamentos, como os que são enviados em setores como a construção ou a reparação. A Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC), num parecer técnico datado de julho de 2025, desfaz a dúvida relativamente à relevância fiscal deste tipo de documento. E lembra que "estando em causa 'documentos fiscalmente relevantes' tal como definido na alínea b) do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro (...), então, os respetivos elementos deverão, de facto, ser comunicados à AT através da submissão do ficheiro SAF-T (PT) da faturação".
Que elementos devem conter estes documentos?
As faturas e outros documentos fiscalmente relevantes podem ser emitidos por programas informáticos de faturação certificados, outros meios eletrónicos (como máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas) ou em documentos pré-impressos numa tipografia autorizada.
De acordo com a lei, os documentos com relevância fiscal, quando processados eletronicamente, devem incluir os seguintes elementos:
- Número sequencial do documento;
- Data e hora de emissão;
- Denominação social e NIF do fornecedor dos bens ou prestador de serviços;
- Nome e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
- Preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com IVA incluído;
- Indicação expressa de que não constituem fatura (não serve como fatura), no caso dos documentos para conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.
Para a emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, é também obrigatório incluir um código de barras bidimensional (código QR ou QR Code) e o Código Único de Documento (ATCUD).
As guias, notas de devolução e documentos retificativos de faturas (por exemplo, as notas de crédito) devem ter, além da data e numeração sequencial, referência à fatura a que respeitam.
Dica de Gestão: Utilizar um software de faturação certificado garante que todos estes dados (como o QR Code e o ATCUD) são colocados automaticamente, evitando erros manuais e garantindo que os seus documentos estão sempre em conformidade com a lei.
Como comunicar os documentos fiscalmente relevantes às Finanças?
É obrigatória a comunicação à AT dos elementos das faturas e documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestações de serviços e recibos. Ou seja, de todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos.
A comunicação à AT é feita até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão por transmissão eletrónica de dados, usando uma das seguintes formas:
- Em tempo real (via webservice): O seu software comunica cada documento no momento em que é emitido (a opção mais segura para evitar esquecimentos).
- Envio do ficheiro SAF-T (PT): Exporta um ficheiro mensal do seu programa de faturação e submete-o no e-fatura.
- Inserção manual: Inserção direta no Portal das Finanças (pouco prático para quem tem um volume grande de documentos)
A utilização de um programa de faturação certificado, como o Cegid Vendus, além de simplificar o processo de emissão de faturas e outros documentos, permite a sua comunicação automática à AT, quer em tempo real, quer através da exportação e envio mensais do ficheiro SAF-T. Assim, evita esquecimentos, reduz eventuais erros e consegue agilizar o cumprimento das suas obrigações fiscais.
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Perguntas Frequentes (FAQ) sobre documentos com relevância fiscal
P: O que distingue uma fatura de um documento fiscalmente relevante?
R: A fatura é um tipo de documento fiscalmente relevante. O termo "documento fiscalmente relevante" engloba faturas, mas também guias de transporte, consultas de mesa, notas de crédito e quaisquer documentos que apresente ao cliente para este conferir o que vai pagar ou receber.
P: É obrigatório usar software certificado para emitir estes documentos?
R: Sim, se a sua empresa tiver um volume de negócios superior a 50.000 € (ou se tiver contabilidade organizada ou já usar programas de faturação), é obrigatório utilizar um programa informático certificado pela AT para emitir e comunicar todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes.
P: Os orçamentos têm mesmo de ser comunicados às Finanças?
R: Sim, se o orçamento for um documento apresentado ao cliente que permita a conferência de mercadorias ou serviços, é considerado fiscalmente relevante e deve ser comunicado, habitualmente através do ficheiro SAF-T.
