As faturas manuais são válidas em 2026?

As faturas manuais ainda continuam a ser válidas em 2026, mas apenas em casos específicos. A faturação tem evoluído no sentido de se tornar exclusivamente eletrónica e digital e essa realidade está cada vez mais próxima.

Quais são as regras para os pequenos negócios? Saiba até quando podem ser usadas as faturas manuais e quais são as regras que se aplicam às faturas pré-impressas.

O que é uma fatura manual?

Uma fatura manual é preenchida à mão, usando blocos impressos por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária (AT).

A emissão de faturas em papel era comum antes da utilização de recursos digitais e da obrigatoriedade da utilização de softwares certificados por parte da maioria das empresas. Atualmente é usada por pequenos negócios ou como alternativa aos documentos digitais, em caso de inoperacionalidade do sistema.

Quem pode emitir faturas manuais em 2026?

A tendência é para que a utilização de faturas eletrónicas seja generalizada. Por isso, em 2026 a emissão de faturas manuais só pode ser feita pelas empresas que cumpram os seguintes requisitos:

volume de negócios inferior ou igual a 50 mil euros no período de tributação anterior;
que não utilizem programa de faturação;
que não tenham contabilidade organizada.

Nas restantes situações é obrigatório emitir faturas (simplificadas, faturas-recibo ou outros documentos fiscalmente relevantes) utilizando um software certificado, como é o caso do Cegid Vendus.

Como tornar as faturas manuais válidas?

Para serem válidas, as faturas manuais devem ser impressas em papel, por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Devem ainda ter impresso o código único de documento (ATCUD).

A comunicação de séries de faturação é obrigatória desde 2023 e esta obrigação inclui as faturas manuais. No caso destas, a comunicação das séries cabe à tipografia certificada onde forma impressas. Esta comunicação é importante, pois vai necessitar do código da série de faturação para o ATCUD, que também é obrigatório.

O QR Code é obrigatório nas faturas pré-impressas?

Não, o código QR apenas é obrigatório nas faturas de empresas que são obrigadas, por lei, a ter um software de faturação. Para as restantes empresas o QR Code não é obrigatório.

Como emitir, comunicar e anular faturas manuais

Para emitir faturas manuais deve adquirir os livros junto de tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Estas empresas garantem que o documento inclui os elementos obrigatórios, incluindo o ATCUD e as séries de numeração.

Ao emitir uma fatura pré-impressa deve preencher manualmente os seguintes dados, que são obrigatórios em todas as faturas:

Data de emissão;
Número da fatura (numeração sequencial);
Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
NIF do destinatário de bens ou serviços;
Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
Taxas aplicáveis;
Montante de IVA liquidado;
Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura em papel.

Como comunicar faturas manuais?

É obrigatório comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira todas as faturas em papel emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA. Essa comunicação das faturas em papel pode ser feita através da inserção manual no E-fatura.

Caso seja necessário anular ou corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito. A utilizar, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma já ter sido emitida.

Qual a diferença entre fatura manual, digital (PDF) e eletrónica?

As faturas manuais, as faturas digitais e as faturas eletrónicas têm várias diferenças no no formato, na legalidade e automatização.

Fatura Manual: é uma fatura em em papel, preenchida à mão em livros de faturas impressos por tipografias autorizadas pela AT.
Fatura Digital: é um documento, como um PDF, enviado eletronicamente, mas processado manualmente. É uma versão digital de uma fatura tradicional, mas não pode ser considerada como uma fatura eletrónica, porque o processamento dos dados é manual e não garante a integridade e autenticidade exigidas.
Fatura Eletrónica: é um ficheiro num formato estruturado (como XML ou EDI), que é emitido por um software certificado e assinado com assinatura digital qualificada. É processada automaticamente e enviada diretamente entre sistemas. Cumpre requisitos legais rigorosos, que garantem a sua autenticidade.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre faturas manuais

P: As faturas em papel vão acabar?

R: O fim das faturas em papel está a avançar de forma progressiva. Em 2027 a faturação eletrónica passa a ser obrigatória para micro empresas e PME fornecedoras do Estado.

P: Até quando será possível emitir faturas manuais?

R: Se tem uma micro empresa ou uma PME e fornece o Estado, deixa de poder emitir faturas manuais no final de 2026.

P: É possível usar mais do que um método de faturação?

R: Não. Se possuir um programa certificado pela AT, não poderá utilizar outro meio, como faturas manuais.

P: É obrigatório imprimir faturas?

R: Não. Se emitir faturas eletrónicas estas podem ser enviadas e arquivadas digitalmente.

P: Se quiser passar a usar um software de faturação certificado, como posso escolher?

R: No portal da AT encontra uma lista atualizada dos programas certificados, incluindo o Cegid Vendus.

É vantajoso usar um software de faturação?

Os programas de faturação são uma excelente opção para qualquer empresa, apresentando algumas vantagens, nomeadamente o facto de possuírem base de dados, gestão de inventários e contas correntes e outras funcionalidades úteis para pequenos negócios.

Além disso, ao usar um software de faturação deixa de ser necessário introduzir os elementos obrigatórios ao emitir uma fatura ou outros documentos. Assim, é mais rápido e simples cumprir todas as regras de faturação que constam da lei.

Usar um sistema eletrónico como o Cegid Vendus também permite a elaboração e exportação automática do ficheiro SAF-T, de forma a cumprir a obrigação de comunicar as faturas à AT.

Não precisa de comprar novos equipamentos, já que o software é integrado nos que já tem e está acessível a partir de qualquer dispositivo com ligação à internet.

Ou seja, trocar as faturas manuais pelas eletrónicas vai simplificar a emissão de faturas, recibos, orçamentos e outros documentos e permite ganhar tempo para gerir o seu negócio. Experimente gratuitamente o Cegid Vendus durante 30 dias e conheça todas as vantagens de modernizar a sua faturação.

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