O melhor software de faturação depende do tipo de negócio, mas há critérios essenciais que devem ser analisados antes de decidir. É verdade que existem várias opções no mercado e que, à primeira vista até podem ser parecer semelhantes.
Escolher o software certo pode ter impacto direto na gestão do negócio, por isso é essencial ter a certeza que está a comparar os critérios certos. Ou seja, que está a escolher a melhor solução para si e para a sua empresa. Saiba quais são os pontos mais importantes a que deve dar atenção ao avaliar os vários programas disponíveis no mercado.
O que é um software de faturação e porque é essencial
Um software de faturação é um programa instalado no seu computador, tablet ou telemóvel e que pode usar para emitir faturas quando faz uma venda ou uma prestação de serviços aos seus clientes. Além de faturar, tem mais funcionalidades como a gestão de inventários e de contas correntes, entre outras.
Ter um programa de faturação permite cumprir obrigações fiscais, como a emissão de faturas e a sua comunicação à Autoridade Tributária (AT). Mas é, também, uma ferramenta muito útil para que o seu negócio seja gerido de uma forma mais eficiente. O que se reflete na organização interna, relação com os clientes e, por consequência, no volume de negócios.
O melhor software de faturação existe?
Não há um software de faturação que seja a melhor solução para todos os negócios. Assim, a melhor escolha depende de vários fatores, sendo um dos principais o tipo de negócio, as suas necessidades e as características específicas da sua área de atividade.
O melhor programa de faturação para uma pequena loja de rua pode não ser a solução de faturação ideal para um grupo empresarial de grande dimensão. Um restaurante tem necessidades diferentes de um cabeleireiro, tal como as pequenas e médias empresas e os profissionais liberais usam diferentes ferramentas.
Comparar softwares de faturação: quais os critérios para escolher o melhor?
Para escolher o melhor programa há que ter em conta vários critérios, alguns frequentemente esquecidos. Conhecê-los ajuda a tomar uma decisão mais informada e, por isso, mais segura.
Software certificado: o primeiro critério a considerar
Um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT) é uma obrigação que abrange a maioria das empresas e contribuintes singulares que trabalham por conta própria.
Caso seja obrigado a usar programas ou equipamentos informáticos de faturação certificados e não cumprir essa obrigação, está sujeito a coimas entre os 1.500€ e os 18.750€.
Mesmo não tendo obrigação, é altamente recomendável usar um software certificado pela AT, não só porque garante o cumprimento das regras fiscais, mas também porque a sua utilização vai simplificar o processo de emissão e comunicação de faturas.
Facilidade de utilização: um fator muitas vezes ignorado
Qualquer empresa ou empresário vai utilizar o software de faturação de forma frequente e, em alguns casos, centenas de vezes ao dia (basta pensar no movimento de um café ou restaurante para perceber a frequência de utilização).
Por isso, um dos pontos mais importantes ao escolher um programa de faturação é garantir que é fácil e rápido de usar e que não exige muitos conhecimentos técnicos. De que serve um programa para faturar que deixa os clientes à espera ou que é confuso para quem o utiliza? Se a maior parte da sua equipa não sabe como funciona o programa, qual é a sua utilidade prática?
Um software de faturação online simples, intuitivo e fácil de usar vai facilitar a gestão de todas as tarefas do dia a dia e melhorar a relação com os clientes.
Funcionalidades essenciais a comparar
Apesar do nome, um software de faturação online não serve apenas para passar faturas sempre que faz uma venda ou presta um serviço. Se escolher o programa certo vai beneficiar de um conjunto de ferramentas que vão fazer toda a diferença na gestão da sua empresa.
Um software de faturação permite ter acesso a outras funcionalidades, como:
- Emissão de faturas e recibos, bem como consulta e correção/anulação de documentos emitidos;
- Gestão de clientes e de contas correntes;
- Emissão de relatórios, essenciais para o controlo financeiro e tomada de decisões;
- Gestão de stocks;
- Integração com com a loja online ou plataforma de e-commerce;
- Automatização da faturação e do envio de faturas;
- Configuração de alertas para faturas em atraso;
- Elaboração de orçamentos;
- Integração com outros dispositivos, como balanças eletrónicas ou terminais POS;
Software online vs. offline
Um software de faturação online tem muitas vantagens em relação a um sistema offline. Como toda a informação está armazenada em cloud, ou seja, não está no próprio equipamento, pode ter acesso ao programa em qualquer lugar e em qualquer dispositivo ligado à internet. Estando em casa, no carro ou noutra loja, com os programas de faturação online vai ter acesso aos dados que precisa para faturar, consultar faturas ou fazer outras operações.
A opção online é segura, não só porque está inacessível a quem não tem credenciais de acesso, mas também porque toda a informação está protegida. Além disso, os backups garantem que os dados não se perdem em caso de falha do sistema ou avaria de equipamentos.
Outro aspeto essencial: sempre que existam alterações fiscais, como mudanças nas taxas de IVA, a atualização é feita remotamente. Desta forma, garante que a sua empresa está sempre alinhada com as regras fiscais em vigor.
Preço: gratuito vs. pago
Ao escolher um software para a sua empresa não deve olhar apenas para o preço, porque soluções gratuitas ou baratas podem ser sinónimo de produtos menos eficientes ou pouco adequados ao seu negócio.
As versões gratuitas têm sempre algumas limitações em termos de desempenho e de funcionalidades e rapidamente acaba por perceber que, se quer um programa melhor, vai ter de pagar. Procure um software que permita experimentar gratuitamente durante um certo período de tempo, para se habituar e perceber se é o programa de faturação adequado às suas necessidades.
Ao escolher, tenha em conta a relação custo /benefício. Isto é, o que é disponibilizado mediante o preço. Pagar um pouco mais e ter uma ferramenta mais completa e que cumpra todos os requisitos em termos legais e fiscais compensa.
Suporte ao cliente: um critério decisivo
O apoio ao cliente é subvalorizado no momento da escolha, mas durante a gestão diária do seu negócio vai ser muito importante. Vai ter apoio na implementação do software? O que fazer se tiver dúvidas sobre a utilização? E se surgir algum problema com o programa de faturação enquanto está a trabalhar?
Fatores como a disponibilidade do serviço ao cliente e o tempo de resposta no esclarecimento de dúvidas e resolução de problemas são cruciais. O seu negócio não pode parar, por isso é essencial adquirir um software de uma empresa reconhecida e que disponha de um bom suporte ao cliente.
Qual o melhor software de faturação para o seu tipo de negócio?
Outro ponto importante a ter em conta quando faz o comparativo entre softwares de faturação é ter a certeza que encontra uma solução que se vai adaptar ao seu negócio e não o contrário.
Os freelancers não têm as mesmas necessidades em termos de faturação e gestão do que as pequenas empresas. No comércio a retalho são valorizadas funcionalidades como a gestão de inventário, enquanto um prestador de serviços (por exemplo alguém que faz entregas ou reparações ao domicílio) valoriza a possibilidade de poder faturar ou fazer orçamentos em qualquer lugar.
Já no caso das vendas online, é importante a escolha de um programa que faça a integração com plataformas de e-commerce ou com a loja física.
Assim, é essencial garantir que o software cumpre não só os requisitos legais, mas que tem todas as funcionalidades e condições necessárias para se integrar na sua atividade.
Erros comuns ao escolher software de faturação
Ao escolher o seu software de faturação nem sempre são tidos em conta os pontos mais importantes ou, pelo menos, os que são determinantes para o seu negócio. Estes são alguns dos erros mais comuns:
- Escolher apenas pelo preço: um preço mais baixo pode ser sinónimo de um tipo de software demasiado básico;
- Ignorar a importância do apoio ao cliente: é importante assegurar que vai ter o suporte adequado se tiver dúvidas ao utilizar um software ou em caso de anomalias;
- Não pensar na escalabilidade: um bom software de gestão da faturação cresce com a sua empresa; escolher uma solução limitada vai limitar o crescimento do seu negócio;
- Optar por soluções demasiado complexas: o objetivo de um software é simplificar e automatizar o processo de faturação; um programa complicado e que exige muitos conhecimentos técnicos vai ter o efeito contrário;
- Não escolher programas certificados pela Autoridade Tributária: além de ser obrigatório para muitas empresas, um software de faturação certificado pela AT garante o cumprimento de todas as normas legais e fiscais.
- Não experimentar antes de escolher: para ter a certeza que vai escolher uma solução adequada e com a qual consiga trabalhar, é essencial poder testar de forma gratuita antes de avançar para a aquisição.
Como escolher o melhor software de faturação
A melhor solução de faturação para o seu negócio tem de cumprir critérios como a fiabilidade, facilidade de utilização e disponibilização de funcionalidades que sejam realmente úteis para o seu tipo de empresa.
Antes de decidir, avalie se o software cumpre estas condições:
- Certificado pela AT;
- Online e com armazenamento em cloud;
- Intuitivo;
- Bom apoio ao cliente;
- Tem as funcionalidades adequadas para a sua empresa.
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